Entenda o que é e como funciona o e-social
Você provavelmente já percebeu como é complicado gerir funcionários: além das questões técnicas e de produção, temos que tomar cuidado redobrado na hora de encaminhar as documentações para os órgãos fiscalizadores para afirmar pagamentos, admissões, demissões etc. No meio de tantas questões burocráticas, é fácil esquecer o envio de algum documento e sofrer uma penalização — aqui, normalmente advertências e multas.
Mas como tudo na vida, existe uma solução para esses problemas também. O e-social já vem sendo implementado em vários estados e futuramente será obrigatório para todos os empregadores. Por isso é importante saber como funciona o e-social e entender a forma como ele impacta na rotina de sua empresa.
Ainda não conhece esse projeto do Governo Federal? A gente explica! Vamos lá?
O que é eSocial?
O e-social é um projeto criado pelo Governo Federal em parceria com o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal. A proposta deles é unificar o processo de envio de documentos dos colaboradores (admissões e demissões, folhas de pagamento, jornada de trabalho e alterações de horário e alterações de salário), ou seja, quem trabalha no RH precisaria apenas juntar todos esses documentos e submetê-los à fiscalização.
Antes do e-social quem trabalhava com a gestão das obrigações acessórias da legislação trabalhista deveria encaminhar um documento diferente para cada órgão responsável. Além do custo e da morosidade, esse processo era muito pouco eficiente.
É nesse contexto que surgiu a ideia de unificar todos os documentos e criar um envio único. Até o momento, a proposta é fazer com que o e-social seja obrigatório para todos os empregadores até o dia primeiro de julho de 2018, mas a data já foi prorrogada anteriormente.
Como funciona o eSocial?
O portal do e-social pode ser acessado por meio de certificado digital ou código de acesso — nada muito diferente do que já estamos acostumados. A grande mudança em relação ao modelo tradicional de submissão de documentos, além da unificação de envio, é o fato de o Programa Gerador de Declaração ser um item dispensável. Isso acontece porque o próprio e-social faz as validações necessárias.
Com relação aos arquivos enviados, a organização poderá continuar fazendo uso dos famosos XMLs ou optar por preencher os dados no portal do e-social. No primeiro caso é preciso contar com um Web Service que suporte o upload.
Além de todas as delimitações, o Governo Federal ainda apontou mais uma restrição: apenas o empregador poderá ter acesso aos dados dos funcionários. Essa é uma questão ética importante, pois os dados têm caráter sigiloso. É claro, os órgãos e entidades responsáveis pela gestão dessa informação também terão acesso, mas eles têm competência legal para isso.
Quais alterações o e-social traz para sua empresa?
Com a chegada da obrigatoriedade do e-social em julho de 2018 (se tudo correr como o esperado), o governo terá acesso direto a todas as informações que a empresa fornece sobre os colaboradores. Algumas pessoas, as mais pessimistas, estão comentando que essa é uma forma de o Governo Federal fazer um raio-x mais assertivo das organizações.
Ao mesmo tempo, o e-social oferece uma série de vantagens ao empregador: reduz a burocracia, agiliza o processo de submissão de documentos e dispensa excessivos intermédios tecnológicos de validação. Assim, podemos dizer que o tempo também é poupado para quem trabalha no RH.
Claro que existem alguns riscos nesse novo modelo de fiscalização. Por exemplo, como as informações estão todas em um único local, é muito fácil a empresa ser penalizada caso erre em alguma coisa. Assim, a proposta aqui é ter burocracia a menos, mas cuidado a mais.
Mas tendo atenção a esses detalhes, a proposta do Governo Federal tende a facilitar a gestão das obrigações acessórias da legislação trabalhista. E com isso terminamos nossa explicação sobre como funciona o e-social.
E aí, deu para aprender tudo sobre o assunto? Ficou com alguma dúvida ou quer dar uma sugestão? Use o campo dos comentários para dar sua opinião e dizer o que achar relevante!
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